Veri*Factu

Lo que necesitas saber para adaptar tu sistema de facturación

A partir de la publicación de la conocida como “ley antifraude” (Ley 11/2021, de 9 de julio), la Agencia Tributaria ha desarrollado un reglamento para determinar las características que deben cumplir los sistemas informáticos que emiten facturas (SIF), el cual se recoge en el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, y se especifican las características técnicas en la Orden Ministerial HAC/1177/2024, de 17 de octubre.

Este reglamento no cambia las obligaciones de facturación de los contribuyentes. Su objetivo principal es tener herramientas para que se cumpla con el reglamento de facturación, ya que hasta ahora era una tarea complicada por la libertad que tenían los programas informáticos para gestionar la facturación.

A continuación, os dejamos un resumen de los puntos más importantes a tener en cuenta de cara a empezar a utilizar un SIF Veri*Factu cuando la AEAT estipule que es obligatorio.

¿Qué es Veri*Factu?

Es el nombre abreviado que la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) ha establecido para denominar a los software de facturación que cumplan con el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación.

En resumen, los mencionados requisitos que deben cumplir los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) se centran en garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación que generen los obligados tributarios propietarios del SIF, con el fin de luchar contra el fraude fiscal.

¿Es obligatorio para todo el mundo?

La normativa estipula que, como norma general, todo empresario o profesional que esté sujeto al IRPF o al impuesto de sociedades, y que esté domiciliado en territorio español de régimen común (es decir, excluyendo a País Vasco y Navarra), y que ejerza una actividad que esté obligada a emitir facturas (ya sea completa o simplificada), estará obligado a cumplir con el citado reglamento, independiente de quién sea el destinatario de la factura.

Las excepciones que contempla a grandes rasgos, son:

Facturación manual: aquellos profesionales que NO utilicen un sistema informático para facturar, están excluidos de aplicar esta normativa.

Empresario o profesionales que estén adherimos al Sistema Inmediato de Información (SII): como este sistema es más restrictivo que Veri*Factu, si ya informas de tu actividad con él estarás exento de cumplir con la nueva normativa. Necesitas, por tanto, utilizar un sistema informático que cumpla con las exigencias informativas del SII.

Exclusiones admitidas a la obligación de facturación: si tu actividad está exenta de documentarse en facturas, o en aquellos supuestos que dispongan de la autorización específica emitida por el Departamento de Gestión de la Agencia Estatal de Administración Tributaria para no emitir facturas.

Disponer de alguna resolución en vigor de no aplicación que te exima de cumplir con el RRSIF: el artículo 5 del RRSIF contempla la posibilidad de solicitar al Departamento de Inspección Financiera y Tributaria de la AEAT la no aplicación del Reglamento, para lo que deberás de cumplir con los requisitos que ellos estipulen.

¿En qué consiste?

La principal función que establece este sistema es que por cada factura que se emita, se genere de manera paralela un registro de facturación que deja constancia de todos los datos de la factura que son relevantes para la AEAT. Este registro debe cumplir un formato estandarizado por la ley que lo regula, incluyendo una serie de medidas de seguridad y control, como son la huella digital de sus datos e información del anterior registro generado (lo que permite verificar que no hay omisiones).

Estos registros no pueden ser manipulados ni eliminados sin que el SIF lo detecte. Crearán una cadena entre ellos que permitirá garantizar que no se ha alterado en ningún momento la facturación del obligado a emitir facturas.

Una vez generado el registro de facturación, el SIF debe permitir su remisión a la Agencia Tributaria de manera casi inmediata a la expedición de la factura, para que quede registrada en sus servidores y pueda verificarse.

¿Es obligatoria la remisión de los registros de facturación?

No, la remisión es voluntaria. El reglamento contempla dos tipos de SIF:

• SIF con emisión de facturas verificables: al generar el registro de facturación, se remite a la AEAT, esta devuelve una respuesta y, si cumple todas las comprobaciones, la factura estará validada. Esto supone que aquellos que opten por este tipo de SIF, no estarán obligados a conservar los registros personalmente ni tendrán que cumplir con otras medidas de control más estrictas.
  
  
• SIF con emisión de facturas NO verificables: el SIF genera igualmente el registro de facturación junto con la factura, pero no se enviará a la AEAT, de manera que el obligado tributario será responsable se conservar todos los registros generados el mismo tiempo que esté obligado a conservar las facturas. Si en algún momento la Agencia Tributaria le hace un requerimiento, deberá enviarle los registros del periodo que le exijan a través del SIF. Además, al no remitir los registros, el SIF realizará en segundo plano un registro de eventos que controlará cualquier posibilidad de alteración de los registros, los cuales también está obligado a conservar y remitir si así lo solicita la AEAT.

En el caso de enviar los registros no es necesario comunicarlo, simplemente se empiezan a remitir a través del SIF con el único requisito de que se debe continuar remitiendo, al menos, hasta el final del año natural en el que se haya producido el primer envío.

En ambos casos, la factura deberá incluir un código QR que permitirá al destinatario de la factura comprobar su veracidad en la sede electrónica de la AEAT. Cuando se escanee una factura que no está verificada, los datos se quedarán registrados en la sede para futuras comprobaciones que puedan hacer desde la Agencia Tributaria.

Para los dos tipos de sistema se necesitará disponer de un certificado electrónico con el que firmar o enviar a la AEAT los registros de facturación. Debe estar homologado por el gobierno (los más comunes son los que emite la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre) y pertenecer al obligado a emitir facturas. Sin esto no se podrá emitir facturas.

El reglamento obliga a que todos los sistemas informáticos que emiten facturas deben adaptarse, al menos, al sistema de facturas verificables, quedando el sistema no verificable como opcional.

¿Qué ocurre entonces si, emitida la factura,
compruebo que hay un error o tengo que modificar algo?

La ley de facturación es muy clara en este aspecto: las facturas emitidas no pueden ser modificadas ni eliminadas. Uno de los principales objetivos de implementar todas estas obligaciones en los sistemas informáticos es para asegurar justamente eso, evitar la alteración de la facturación. Pero como es inevitable que se produzcan errores, se establecen diferentes posibilidades según la situación:

• • • Generar facturas rectificativas: el Artículo 15 del Reglamento de obligaciones de facturación contempla en qué circunstancias es obligatorio realizar una factura rectificativa. En líneas generales, son las siguientes:

- Cuando la factura original no cumple con los contenidos mínimos exigidos en una factura
 (Artículo 6 del Reglamento de obligaciones de facturación)
- Cuando hay un error en algún dato identificativo, tanto del emisor como del destinatario
- Por una devolución total o parcial
- Cuando hay un error en el importe
- Cuando el IVA está mal calculado
- Para recuperar el IVA de una factura impagada

Al generar una factura rectificativa se creará un nuevo registro de facturación vinculado a la factura que se está rectificando, dejando el original tal y como se creó pero teniendo en cuenta los nuevos datos registrados. Esta es la vía normal para corregir errores o cambios.

• • • Anulación de registros: para los casos en los que no sea obligatorio emitir una factura rectificativa, se contempla la posibilidad de anular una factura ya emitida que fue generada por error. Desde el SIF se genera un registro de facturación de anulación vinculado al registro de alta que se quiere anular, haciendo que esa factura ya no se tenga en cuenta a nivel contable. En ningún momento se eliminará del sistema, y deberán seguir apareciendo en los listados de facturación para preservar la integridad de la cadena de registros.

• • • Subsanar registros: el reglamento contempla una tercera posibilidad para corregir registros que contengan algún error. La subsanación se limita únicamente a los datos que afectan al fichero informático, por tanto no sirve para corregir datos esenciales de la factura, ya que para eso están las facturas rectificativas.

Puntos claves para adaptarse a Veri*Factu

• Las facturas no podrán eliminarse ni editarse. Revisar bien las facturas antes de emitirlas te quitará de tener que crear más facturas rectificativas de la cuenta. Los datos que generan más errores en las facturas son los datos del destinatario (nombre y NIF), por lo que una simple comprobación previa puede ayudarte a no tener facturas rechazadas.
  
  
• La fecha de emisión siempre será la que marque el sistema, es decir, el día actual. Si necesitas indicar una fecha anterior, tendrás disponible el campo Fecha de operación, que servirá para indicar el periodo de liquidación de la factura. Consejo: emite la factura siempre que puedas dentro del periodo en el que quieras declararla para que no haya dudas con la fecha.
  
  
• Conexión a internet necesaria para la emisión de facturas. Ya que el sistema informático debe hacer comprobaciones y enviar el registro a la AET, disponer de conexión a internet será esencial para un correcto uso de la aplicación.
  
  
• Utilizar series en las facturas. Si no estás ya familiarizado con las series, tendrás que tener en cuenta que es obligatorio utilizar series distintas para las facturas ordinarias y rectificativas, con el fin de que cada tipo tenga su propia numeración. Además, si facturas desde diferentes establecimientos con el mismo NIF, también tendrás que diferenciar con series distintas cada línea de facturación.

Diferencias con la facturación electrónica

Aunque pueda parecer lo mismo, el sistema de facturación Veri*Factu y la obligación de emitir facturas electrónicas en las relaciones comerciales B2B se han desarrollando en un marco legal diferente, y cumplen distintos propósitos.

La principal diferencia es que, mientras que Veri*Factu forma parte de las características que deben de cumplir las aplicaciones informáticas que generan facturas, independientemente de si es para el consumidor final o para un profesional o empresa, la Ley Crea y Crece estipula que será obligatorio emitir facturas electrónicas únicamente cuando su destinatario sea un profesional o empresa, y que se deberá de informar del estado de la factura (si ha sido aceptada/rechazada, pagada/impagada, etc.) con el fin de reducir la morosidad.

Otra característica que las diferencia es que con Veri*Factu lo que se proporciona a la AEAT son solo unos datos que permiten verificar que la factura se ha emitido y presentado en Hacienda, pero no es la factura en sí. La factura electrónica sí que se trata, a todos los efectos, del equivalente a la factura tradicional en papel o archivo PDF, solo que en un formato electrónico estructurado y con determinadas características que aseguran la inalterabilidad de su contenido, que a su vez permite ser leído por cualquier plataforma autorizada para poder contabilizar las facturas de los proveedores de manera más rápida y eficiente.

De momento no hay una fecha de adaptación obligatoria para la facturación electrónica B2B, ya que está pendiente de que se publique la Orden Ministerial con toda la información técnica necesaria para su integración en las soluciones informáticas. A falta de confirmación, se prevén las siguientes fechas:

• 1 de octubre de 2027: uso obligatorio para empresarios y profesionales que el año anterior hayan registrado un volumen de operaciones mayor a 8 millones
• 1 de octubre de 2028: uso obligatorio para el resto de empresas y profesionales.
• 1 de octubre de 2029: para empresarios y profesionales que sean personas físicas cuyo volumen de operaciones haya sido inferior a 8 millones, comenzará a ser obligatorio informar sobre el estado de las facturas

¿Cuándo es obligatorio el uso de Veri*Factu?

En un primer momento, el Real Decreto 1007/2023 indicaba como fecha de implantación el 1 de julio de 2025, pero esta fecha se pospuso debido al retraso en la publicación de las características técnicas que precisamos los desarrolladores para aplicar la normativa en los programas.

Aunque en un primer momento se pospuso su entrada en vigor para enero y julio de 2026, el 2 de diciembre de 2025 se publicó el Real Decreto-ley 15/2025 de urgencia con el que se retrasó un año el uso obligatorio del sistema Veri*Factu, quedando su implementación de la siguiente manera:

• 29 de julio de 2025: implementación de los desarrolladores en los software de facturación.
  
• 01 de enero de 2027: obligación de utilizarlo para quienes están sujetos al impuesto de sociedades.
• 01 de julio de 2027: obligación de utilizar un software con estas características para quienes están sujetos al IRPF.

Nuestros software cumplen con la normativa exigida, facilitando tu adaptación al nuevo sistema que deberán implementar la mayoría de empresas y profesionales en España, ya que no solo supone la remisión de la información a la AEAT, sino que también se debe cumplir con la trazabilidad, conservación e inalterabilidad del proceso de facturación.

Para terminar, os dejamos el enlace a la web que ha puesto a disposición la AEAT con toda la información detallada:

https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/iva/sistemas-informaticos-facturacion-verifactu.html?faqId=301777fe52572910VgnVCM100000dc381e0aRCRD